Принимаем на работу секретаря

Если в организации во всю кипит бумажная работа, ни один день не проходит без заключения каких-либо договоров, издания распорядительных и прочих документов, то, наверняка, там никак не обойтись без сотрудников секретариата: секретаря, делопроизводителя либо секретаря-референта. Безусловно, у этих должностей есть свои различия, но все они выступают в роли технических работников данного отдела.

Если и в вашей компании оказалось вакантной подобная должность, то пожелаем вам как можно быстрей найти отличного специалиста, если же вы определились с кандидатом, то стоит приступить к его трудоустройству. Конечно, в каждом отдельно взятом случае и график работы, и зарплата, и необходимые для выполнения функции, и требуемый уровень образования будет различаться. Поэтому все эти требования к работнику и предлагаемые условия труда обсуждаются еще на этапе собеседования, а потом подлежат документальной фиксации – в трудовом договоре и иных актах.

Что касается должностных обязанностей, то их тоже необходимо конкретно определить и обсудить с новым сотрудником. И тут вовсе не уместны такие размытые понятия, как «работа с документами»: ведь где-то секретариат занимается полным спектром документооборота, а где-то – лишь подшивает подписанные приказы и т.п. Поэтому те функции, которые должен выполнять работник, должны быть четко определены. Документом, который будет содержать в себе обязанности секретаря, является его должностная инструкция – обычно она составляется отдельно, но может идти и приложением к трудовому договору.

Инструкция для работников секретариата

Составлением должностных инструкций обычно занимаются кадровые работники, к этому документы нет особых требования, вполне допустима свободная форма. Но если говорить в общих чертах, то в инструкцию обычно включается такая информация:

  • Трудовые функции, которые вверяются сотруднику;

  • Требуемый от сотрудника уровень образования и квалификации;

  • Список тех знаний, умений и навыков, которые человек должен применять в процессе своей трудовой деятельности.

Если вам требуется составить должностную инструкцию секретаря, то воспользуйтесь шаблоном в сервисе FreshDoc: за считанные минуты вы получите грамотный и полноценный документ, полностью отвечающий вашим индивидуальным требованиям. Все, что от вас потребуется, это определиться с такими моментами:

  • Как будет именоваться должность (согласно имеющемуся штатному расписанию), на которую вы нанимаете человека);

  • Какими документами будет регламентирована деятельность сотрудника секретариата;

  • Будет ли у секретаря непосредственный руководитель.

После формирования инструкции вам останется всего лишь заполнить её имеющимися данными, распечатать в двух экземплярах и ознакомить с ней письменно принимаемого на работу в секретариат человека.